Podwójna rezerwacja w pensjonacie, najczęstsze przyczyny
Gospodarz sprzedaje te same pokoje w kilku miejscach: na Booking.com, na Airbnb, przez telefon i przez własną stronę. Każdy kanał ma swój kalendarz. Jeśli terminy przepisuje się ręcznie, wystarczy jedna chwila nieuwagi, żeby ten sam pokój został sprzedany dwa razy.
Najczęściej dzieje się to w sezonie. W ferie rezerwacje spływają w ciągu jednego wieczoru, a gospodarz obsługuje gości, kuchnię i sprzątanie. Przepisanie terminu po kilku godzinach to czas, w którym drugi portal zdąży przyjąć kolejną rezerwację.
Ile to naprawdę kosztuje
Podwójna rezerwacja to nie tylko stres. Gospodarz musi znaleźć gościowi inny nocleg, często w wyższej cenie, i pokryć różnicę. Do tego dochodzi ryzyko niskiej oceny albo kary od portalu za odwołanie rezerwacji. Dlatego jedna wspólna prawda o terminach jest tańsza niż poprawianie skutków.
Link iCal, czyli kalendarz do wklejenia
iCal to standardowy format kalendarza, który obsługują Booking.com, Airbnb i większość programów do rezerwacji. Każdy portal potrafi wygenerować publiczny link do twojego kalendarza, w którym znajdują się zajęte noce. Drugi system czyta ten link co jakiś czas i oznacza te noce jako zajęte u siebie.
Warto wiedzieć, że synchronizacja iCal nie jest natychmiastowa. Portal pobiera dane w odstępach, które zależą od jego ustawień, więc między rezerwacją a zmianą w drugim kalendarzu może minąć od kilkunastu minut do kilku godzin. To normalne i dlatego w gorących terminach warto stosować dodatkowe zasady, opisane niżej.
Dwa kierunki wymiany
Pełna synchronizacja wymaga dwóch kroków. Pobierasz link z Booking.com i wklejasz go do Airbnb, a link z Airbnb wklejasz do Booking.com. Dzięki temu rezerwacja z jednego miejsca blokuje noc w drugim. Jeśli używasz też własnego kalendarza w Wiślanie, wklejasz do niego oba linki, a swój link możesz podać portalom.
Jak pobrać link iCal z portali
Nazwy opcji różnią się nieco między portalami i zmieniają się w czasie, ale ścieżka jest podobna:
- wejdź do panelu obiektu w portalu i otwórz zakładkę z kalendarzem,
- znajdź opcję synchronizacji kalendarzy lub eksportu kalendarza,
- skopiuj link kończący się zwykle na .ics,
- wklej go w miejscu, w którym drugi system prosi o importowany kalendarz.
Gdy masz kilka pokoi lub apartamentów, każdy z nich ma osobny link. Nie mieszaj ich ze sobą, bo zablokujesz niewłaściwy pokój. Zapisz sobie, który link należy do którego pokoju.
Sprawdź kalendarz przed uruchomieniem
Zanim zaczniesz polegać na synchronizacji, sprawdź, czy kalendarz pokazuje to, co powinien. W Wiślanie na stronie dla gospodarzy możesz wkleić link iCal i zobaczyć najbliższe 60 dni z zajętymi i wolnymi nocami oraz obłożeniem w procentach. Porównaj wynik z tym, co wiesz o swoich rezerwacjach. Jeśli coś się nie zgadza, szukaj przyczyny w linku albo w ustawieniach pokoju.
Bufor czasowy i szczyt sezonu
Ponieważ synchronizacja ma opóźnienie, w szczycie sezonu warto dodać zabezpieczenia. Możesz ustawić minimalny czas wyprzedzenia na rezerwację, zablokować ostatnie dni przed przyjazdem w jednym z portali albo sprawdzać kalendarz ręcznie w dni największego ruchu.
Dobrym nawykiem jest też kontrola wieczorna. Raz dziennie przejrzyj kalendarze i upewnij się, że nowe rezerwacje widać wszędzie. Dwie minuty dziennie są tańsze niż jedna podwójna rezerwacja.
Rezerwacje przez telefon i własną stronę
Rezerwacje, które przyjmujesz poza portalami, nie trafią do kalendarza same. Wpisz je od razu do jednego głównego kalendarza, z którego pozostałe pobierają dane. Jeśli goście dzwonią w trakcie obsługi innych spraw, zapisz termin od razu, a nie na koniec dnia. W Wiślanie masz jeden kalendarz, w którym łączą się terminy z portali, telefonu i zapytań gości.
Odwołanie i zmiana terminu
Gdy gość odwołuje pobyt albo zmienia termin, noc wraca do puli dopiero po kolejnej synchronizacji. Jeśli chcesz szybciej odzyskać termin, zwolnij go ręcznie w każdym kanale. W pierwszych tygodniach pracy z synchronizacją warto sprawdzać zmiany częściej, aż nabierzesz pewności, jak szybko dane docierają do drugiego portalu.
Zapytania gości bez prowizji
Jeden kalendarz to nie tylko ochrona przed podwójną rezerwacją. Goście, którzy szukają noclegu w Wiśle, Szczyrku, Ustroniu czy Istebnej, widzą w Wiślanie, które terminy są wolne, i pytają o nocleg prosto u gospodarza. Taka rezerwacja nie jest obciążona prowizją portalu. Szczegóły liczenia znajdziesz we wpisie prowizja portalu rezerwacyjnego.
Cennik i start
Plan Pensjonat kosztuje 199 zł netto miesięcznie (plus 23% VAT), a przy płatności rocznej 99,50 zł netto miesięcznie. W planach znajdziesz kalendarz z synchronizacją iCal i profil obiektu w katalogu. Pełne porównanie planów jest na stronie cennik, a opis kroków na stronie jak to działa.
Jedna prawda o terminach
Synchronizacja kalendarza Booking.com i Airbnb nie wymaga programisty ani drogiego systemu. Wystarczą linki iCal, kilka zasad na szczyt sezonu i nawyk szybkiej kontroli. Dzięki temu pensjonat sprzedaje każdą noc raz, a gospodarz może zająć się gośćmi.