Jeden kalendarz dla wszystkich kanałów
Pensjonat sprzedaje pokoje zwykle w kilku miejscach naraz: w portalu, na własnej stronie, przez telefon i w katalogu miejscowości. Każde z tych miejsc potrzebuje tych samych danych o wolnych nocach. Jeśli kalendarze są osobne, wcześniej czy później dwie rodziny dostaną ten sam pokój w ferie. System powinien mieć jeden kalendarz główny i wymieniać terminy z innymi przez standard iCal. Jak to ustawić w praktyce, opisujemy we wpisie synchronizacja kalendarza Booking.com i Airbnb.
Zapytania gości bez pośrednika
Gość, który szuka noclegu w Wiśle, często chce najpierw zapytać o termin, parking albo śniadanie. System, który kieruje takie zapytanie od razu do gospodarza, skraca drogę do rezerwacji. Odpowiedź w ciągu godziny zwykle decyduje, czy rodzina zostanie u ciebie, czy napisze do następnego obiektu na liście.
Koszt, który da się policzyć
Wybierając narzędzie, policz łączny koszt w sezonie. Abonament ma stałą cenę, prowizja rośnie razem z obłożeniem. Przy pensjonacie z ośmioma pokojami i pełnymi feriami różnica bywa na tyle duża, że zmienia wynik całego sezonu. Przykładowe wyliczenie w złotych znajdziesz we wpisie prowizja portalu rezerwacyjnego.
Trzy rodzaje narzędzi dla małego obiektu
| Typ narzędzia | Jak się rozlicza | Mocna strona | Słaba strona |
|---|---|---|---|
| Portal rezerwacyjny | prowizja od każdej rezerwacji | duży ruch gości | koszt rośnie z obłożeniem |
| Program hotelowy z channel managerem | abonament, czasem dopłata za kanały | pełna automatyzacja i meldunki | więcej funkcji, niż potrzebuje mały obiekt |
| Katalog noclegów z kalendarzem | stały abonament, bez prowizji | goście piszą prosto do gospodarza | mniej funkcji back office |
Te rozwiązania się nie wykluczają. Wielu gospodarzy zostaje na portalu dla zasięgu i dokłada katalog z kalendarzem po to, by część gości przyjmować bez prowizji. Jeśli prowadzisz większy obiekt i potrzebujesz pełnego programu z meldunkami i fakturami, zajrzyj do osobnego programu hotelowego dla pensjonatów i hoteli, który jest zbudowany właśnie do takiej pracy.
Scenariusz z pensjonatu na dziesięć pokoi
Wyobraź sobie pensjonat w Wiśle z dziesięcioma pokojami na pierwszy tydzień ferii. Rano dzwoni rodzina z pytaniem o dwa pokoje na pięć nocy. W południe wpada rezerwacja z portalu na ten sam termin. Wieczorem przychodzi zapytanie z katalogu noclegów. Bez jednego kalendarza gospodarz sprawdza trzy miejsca, a każda pomyłka kończy się telefonem do gości z przeprosinami i szukaniem pokoju gdzie indziej.
Z jednym kalendarzem ta sama sytuacja wygląda inaczej. Wpis z telefonu blokuje noce od razu, portal pobiera blokadę przy najbliższej synchronizacji, a zapytanie z katalogu widzi już zaktualizowany stan. Gospodarz odpowiada na pytania, zamiast robić rachunek sumienia z kalendarzem.
Ile czasu kosztuje ręczna obsługa
Przy kilku kanałach ręczne porównywanie kalendarzy zajmuje kilka minut dziennie, ale w szczycie sezonu rośnie, bo rezerwacji jest więcej, a pomyłka jest droższa. Do tego dochodzi czas na odpowiedzi. Jeśli każde zapytanie wymaga zalogowania do osobnego panelu, część wiadomości czeka do wieczora. Goście zwykle wysyłają to samo pytanie do kilku obiektów, więc wygrywa ten, kto odpisze pierwszy.
Co zrobić przy przejściu na nowy system
Zmiana narzędzia w środku sezonu to zły moment. Najlepiej wdrożyć nowy kalendarz przed feriami albo po nich. Zacznij od wpisania wszystkich przyszłych rezerwacji, potem podłącz linki iCal z portali i sprawdź kilka terminów w obu kierunkach. Dopiero gdy zobaczysz, że blokada z jednego miejsca pojawia się w drugim, wyłącz stare arkusze i notatki. Przez pierwszy tydzień sprawdzaj kalendarz rano i wieczorem.
Rezerwacje długie i krótkie
Pensjonat w Beskidzie ma dwa rytmy. Weekendy poza sezonem to krótkie pobyty z przyjazdem w piątek, a ferie i wakacje to tygodnie. System powinien pozwalać ustawić minimalną liczbę nocy w wybranych terminach, żeby pojedyncza noc w środku tygodnia nie rozbijała całego tygodnia na kawałki. Jeśli narzędzie tego nie umie, ustaw blokady ręcznie i zapisz zasady w opisie obiektu, żeby goście znali je przed zapytaniem.
Sześć pytań przed wyborem
1. Czy kalendarz wymienia terminy w obie strony, a nie tylko pobiera je z portalu?
2. Jak często odświeżają się dane i co dzieje się w ferie, gdy rezerwacje napływają co kilka minut?
3. Czy zapytanie gościa trafia na twój telefon lub pocztę w tym samym dniu?
4. Czy cena jest stała, czy zależy od liczby rezerwacji?
5. Czy możesz dodać zdjęcia, opis pokoi, zasady pobytu i cennik bez programisty?
6. Czy umowę można wypowiedzieć bez długiego okresu wypowiedzenia?
Jeśli narzędzie nie odpowiada na pierwsze dwa pytania, ryzykujesz podwójną rezerwację, a to droższy błąd niż abonament.
Najczęstsze błędy przy wyborze
- wybór programu na wyrost, z funkcjami, których pensjonat nigdy nie użyje, i abonamentem, który to odzwierciedla,
- ręczne przepisywanie rezerwacji między kalendarzami, które w ferie kończy się pomyłką,
- brak jednego głównego kalendarza, więc nikt nie wie, który wpis jest prawdziwy,
- patrzenie tylko na cenę abonamentu bez prowizji, która pojawia się dopiero przy rozliczeniu,
- zapomnienie o rezerwacjach przyjmowanych telefonicznie, które nie trafiają do żadnego systemu.
Co daje profil w Wiślanie
W Wiślanie prowadzisz profil obiektu w katalogu noclegów Wisły, Szczyrku, Ustronia i Istebnej. Goście widzą wolne terminy w kalendarzu i piszą prosto do ciebie, bez prowizji. Plan Gospodarz kosztuje 99 zł netto miesięcznie plus 23% VAT, plan Pensjonat 199 zł netto miesięcznie plus 23% VAT, a przy płatności rocznej połowę mniej. Kalendarz obsługuje synchronizację iCal, więc terminy z portali nie rozjeżdżają się z twoimi. Porównanie planów jest na stronie cennik, a kroki startu na stronie jak to działa.
Prosty wybór dla małego obiektu
Pensjonat z kilkunastoma pokojami nie potrzebuje największego systemu na rynku. Potrzebuje jednego kalendarza, synchronizacji z portalami, szybkiej drogi zapytania do gospodarza i stałej ceny. Sprawdź, czy narzędzie spełnia te cztery warunki, a potem policz koszt na sezon ferii.